Cómo estar muy ocupado reduce la productividad y qué puedes hacer para evitarlo

multitasking

No sé muy bien en qué punto se decidió que, de alguna manera, estar ocupado era sinónimo de mérito y merecíamos insignias de honor por ello. La idea que se ha impuesto en la sociedad parece responder a un interés poco relacionado con el beneficio personal; si no estás muy ocupado es que no eres importante ni eres un buen trabajador. Pero, y si os argumentara que esa idea tampoco aporta beneficio profesional y empresarial alguno, ¿cambiaríamos de paradigma?

Cuando pensamos en la definición de una persona ocupada, nos vienen a la mente imágenes parecidas a alguien escuchando constantemente el tono del teléfono, pendiente de llamadas, vemos avalanchas de correos electrónicos, agendas con tantas citas, reuniones o tareas que faltan horas en el día por cumplirlas, y proyectos paralelos que se entorpecen simultáneamente. Si se reflexiona sobre ello, ante este estrés, es inevitable caer en la multitarea y las interrupciones constantes, lo que desde un punto de vista crítico, es la mejor forma de matar la productividad. La máxima a la que aspirar en un trabajo y a la que todas las empresas ponen sus ojos, en conseguir la mayor productividad posible. Entonces, si ‘ocupado’ es antónimo de ‘productividad’, ¿por qué valoramos más que los trabajadores estén constantemente ocupados?

Los estudios demuestran lo improductivo que es estar ocupado

David Meyer, de la Universidad de Michigan, publicó un estudio que demuestra que cambiar de tarea en mitad de la misma, para hacer otra nueva, incrementa el tiempo que gastas en terminar ambas tareas en un 25%. “La multitarea hará que vayas más lento y aumentará las posibilidades de que cometas un error”, asegura Meyer. “Las perturbaciones e interrupciones son un mal negocio desde el punto de vista de nuestra capacidad para procesar la información”.

Ante este fenómeno, Microsoft ha sido una de las empresas que han querido estudiar por sí mismos los resultados de este, y otros estudios parecidos, en sus propios trabajadores. El gigante tecnológico descubrió que sus empleados desperdiciaban una media de 15 minutos para volver a sus tareas y proyectos importantes cada vez que eran interrumpidos por emails, llamadas telefónicas o otra clase de mensajes. Entre otras cosas, esos 15 minutos se desperdiciaban y las interrupciones aumentaban la desconcentración y el impulso de los empleados a desviarse hacia otras actividades como buscar cosas por Internet que no eran relevantes.

“Me quedé impresionado de lo fácil que resulta que la gente se distraiga y cuánto tiempo se tarda en volver a la tarea que se ha dejado a medias”, decía Eric Horvitz, uno de los científicos de Microsoft involucrado en el estudio.

Más allá de las interrupciones, estar ocupado reduce la productividad porque existe un cuello de botella en nuestro cerebro que nos impide concentrarnos en dos cosas al mismo tiempo. Cuando tratas de hacer dos cosas a la vez, el cerebro bloquea la capacidad de llevar a cabo ambas tareas con éxito. En un estudio, René Marois y sus colegas de la Universidad de Vanderbilt, utilizaron imágenes de resonancia magnética para identificar correctamente una fuente física en este cuello de botella y analizar sus respuestas a las actividades.

“Tenemos la impresión de que tenemos un cerebro que puede hacer más de lo que hace, pero a efectos prácticos no es capaz de superar el punto en el que está”, explicaba marois. Estamos tan enamorados de la multitarea que nos convencemos de que podemos hacer más cosas si las llevamos a cabo a la vez, a pesar de que nuestros cerebros no son físicamente capaces de ello. Independientemente de lo que que podríamos pensar, somos más productivos cuando organizamos nuestros horarios de manera que podamos hacer sólo una tarea a la vez.

Por si aún no os habéis convencido, dejadme mostraros otros ejemplo. Investigadores de la universidad de Sussex compararon la cantidad de tiempo que la gente pasa en varios dispositivos (como por ejemplo, enviar mensajes de texto mientras vemos la televisión), con resonancias magnéticas de sus cerebros. El estudio concluyó que en situaciones multitarea hay menor densidad cerebral, como si estar ocupado todo el tiempo entrenase al cerebro para ser improductivo y lo idiotizase.

Dudo que estos hallazgos os sorprendan mucho, sobretodo porque todos hemos los hemos sentido en nuestras propias carnes cuando estamos ocupados. Entonces, ¿por qué seguimos haciéndolo? La respuesta la encontraron los investigadores de la Universidad de Chicago, los cuales verificaron que la creencia de que estar ocupado es señal de éxito y trabajo duro es tan frecuente que, en realidad, nos da miedo la inactividad. La aversión a sentirse ‘inútil’ hace que las personas se sientan atraídas por una forma de trabajo que perjudica, no solo su salud, sino también su productividad.

Estar ocupados, según el estudio, es también una forma de ocultar en ajetreo nuestro pereza y miedo de fallar. Quemamos un tiempo muy valioso haciendo cosas que no son necesarias o importantes, solo porque eso nos hace sentir más ocupados y productivos. Por ejemplo, ¿por qué contestamos emails poco importantes o que no son urgentes cuando estamos en mitad de un gran proyecto que se tiene que terminar?

Es duro, pero se debe reconocer el fracaso de las “apariencias” y reconocer cuando se están usando actividades triviales para esconder miedos.

Algunas pautas para mejorar la productividad

Practicar la concienciación; es decir, tratar de ser conscientes de una situación claramente perjudicial, nos ayudará a mejorar la productividad. Somos capaces de incrementar la capacidad de prestar atención y concentrarnos si queremos, abandonando ciertos malos hábitos.

  • Organizarse por minutos, en vez de por horas: hay 1,440 minutos al día, algunos empresarios y deportistas aseguran que se organizan el tiempo en minutos en vez de poner en la agenda bloques de hora en hora.
  • Centrarse en una cosa sólo al mismo tiempo: esta parte ya ha quedado clara. Tom Ziglar, CEO de Ziglar Inc, compartió un consejo en Forbes: “Invierte la primera parte de tu día en trabajar en aquello que es tu prioridad número uno para hacer crecer el negocio”.
  • Reconsidera si es necesario hacer una ‘lista de tareas’: resulta que el 40% de las cosas que ponemos en una lista de tareas no se acaba haciendo, y tenerlo ahí apuntado, mirándote fijamente, hace que aumente el estrés y el insomnio.
  • Un poco de tiempo para cada cosa: el trabajo es importante, pero ¿cuáles son los valores que más respetas o aprecias? si son la familia, dedica tiempo a ella, si es viajar, viaja, si te gusta el ejercicio, guarda tiempo para ello. Cuantas más horas se pasa centrado sólo en una cosa, menos productivos somos.
  • Establece unas horas determinadas en las que contestar emails: ¿por qué los emails han de ser sinónimo de respuesta inmediata? Cuando alguien te llamaba, si no podía coger el teléfono, lo llamabas en otro momento. Haz lo mismo con el correo; establece el momento o momentos del día en los que revisar los mensajes y contestarlos, antes y después de ese momento, no existes.

Espero que estas reflexiones os sirvan para deshaceros de algunas ideas preconcebidas; salir y probar si funcionan las teorías expuestas; desenchufar el móvil de vez en cuando y no tengáis el correo abierto. El mundo no se va a acabar, pero puede que vosotros acabéis lo que estáis haciendo antes. Existe una tendencia muy interesante en las empresas que os animo a conocer; los métodos ágil, scrum, kanban, etc. buscan incorporar formas de trabajar más eficazmente y están muy de moda sobretodo en el sector de la startups, en el que el crecimiento es una máxima y el tiempo escaso. Recordad, despacito y con buena letra.

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Autora colaboradoraSonia Mañé Vernia

Periodista especializada en medios digitales y actual Editora de Contenidos en IEBS Business School. Me apasiona la comunicación en todas sus formas y soy muy cuidadosa con la forma en que se presenta algo; palabras, imagen y diseño han de ir de la mano para mí.

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